Wer für sein Büro, seine Praxis oder sein Gewerbeobjekt in Berlin eine saubere Arbeitsumgebung sicherstellen will, steht früher oder später vor derselben Frage: Lohnt sich eine eigene Reinigungskraft oder ist eine externe Reinigungsfirma die wirtschaftlichere und verlässlichere Lösung? Die Antwort hängt von mehr ab als nur dem Stundenlohn – Lohnnebenkosten, Ausfallzeiten, Ausstattung und Haftung spielen eine entscheidende Rolle. Wir vergleichen beide Modelle konkret.

Die Kostenstruktur einer eigenen Reinigungskraft

Auf den ersten Blick wirkt eine fest angestellte Reinigungskraft günstig – der Bruttostundenlohn orientiert sich meist an den tariflichen Lohngruppen der Gebäudereinigung (aktuell 15,00 € in Lohngruppe 1, 18,40 € in Lohngruppe 6 für Glas- und Fassadenreinigung). Doch der reine Lohn ist nur ein Teil der tatsächlichen Kosten:

  • Lohnnebenkosten: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung) sowie Berufsgenossenschaftsbeiträge addieren üblicherweise rund 20–22 % auf den Bruttolohn.
  • Urlaubs- und Krankheitsvertretung: Bei Ausfall der Reinigungskraft muss kurzfristig Ersatz organisiert werden – oder die Reinigung entfällt.
  • Arbeitsmittel & Verbrauchsmaterial: Reinigungsmaschinen, Reinigungsmittel, Schutzausrüstung und deren Wartung gehen zulasten des Unternehmens.
  • Personalverwaltung: Lohnbuchhaltung, Urlaubsplanung, Krankmeldungen und ggf. Kündigungen verursachen internen administrativen Aufwand.
  • Weiterbildung & Unterweisung: Arbeitsschutzunterweisungen und Hygieneschulungen sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen selbst organisiert werden.
  • Haftungsrisiko: Als Arbeitgeber tragen Sie die volle arbeitsrechtliche Verantwortung – inklusive Kündigungsschutz und etwaiger Rechtsstreitigkeiten.

Die Kostenstruktur einer externen Reinigungsfirma

Bei einer beauftragten Gebäudereinigung zahlen Sie einen vereinbarten Pauschal- oder Stundensatz, der bereits alle Nebenkosten enthält:

  • Ein kalkulierter Preis – ohne separate Lohnnebenkosten, Sozialabgaben oder Materialkosten
  • Automatische Vertretung bei Urlaub oder Krankheit – der Dienstleister stellt sicher, dass die Reinigung trotzdem stattfindet
  • Eigene Ausstattung – professionelle Reinigungsmaschinen und -mittel sind im Preis enthalten
  • Kein Personalverwaltungsaufwand – Lohnabrechnung, Versicherung und Schulungen liegen beim Dienstleister
  • Zertifizierte Qualitätsstandards – etwa nach DIN EN ISO 9001, die eine dokumentierte, überprüfbare Leistung sicherstellen
  • Flexible Skalierung – Reinigungsumfang lässt sich bei Bedarf kurzfristig anpassen, ohne Personal einzustellen oder zu kündigen

Kostenvergleich im Überblick

Kriterium Eigene Reinigungskraft Externe Reinigungsfirma
Stundensatz Tariflohn + ca. 20–22 % Lohnnebenkosten Fester Angebotspreis, alles inklusive
Ausfallabsicherung Muss selbst organisiert werden Im Vertrag geregelt
Arbeitsmittel Anschaffung & Wartung durch Unternehmen Im Preis enthalten
Verwaltungsaufwand Lohnbuchhaltung, Urlaubsplanung, Schulungen Entfällt vollständig
Haftung Beim Unternehmen als Arbeitgeber Beim Reinigungsdienstleister
Flexibilität Gering – Personalveränderungen sind aufwendig Hoch – Leistungsumfang jederzeit anpassbar
Qualitätskontrolle Eigenverantwortlich Dokumentiert, oft zertifiziert

Wann lohnt sich welches Modell?

Eine eigene Reinigungskraft kann sich für sehr große Objekte mit konstant hohem, planbarem Reinigungsbedarf rechnen – etwa Konzernzentralen mit eigener Facility-Abteilung, die Personal ohnehin zentral verwalten.

Eine externe Reinigungsfirma ist in der Regel die wirtschaftlichere Wahl für:

  • Büros, Praxen und Kanzleien mit begrenztem, aber regelmäßigem Reinigungsbedarf
  • Unternehmen, die administrative Aufwände (Personalverwaltung, Vertretungsregelung) vermeiden möchten
  • Objekte mit schwankendem oder saisonalem Reinigungsbedarf
  • Auftraggeber, die Wert auf dokumentierte, zertifizierte Qualität legen

Versteckte Kosten, die oft übersehen werden

Beim Vergleich beider Modelle lohnt sich der Blick auf Faktoren, die selten in der ersten Kalkulation auftauchen:

  • Produktivitätsverlust, wenn Mitarbeitende selbst kleinere Reinigungsaufgaben übernehmen müssen
  • Imageeffekt eines ungepflegten Empfangsbereichs bei Kunden und Geschäftspartnern
  • Nachbesserungskosten, wenn eine unzertifizierte Einzelkraft nicht nach Hygienestandards arbeitet
  • Rechtliche Risiken bei unsachgemäßer Anstellung, etwa im Zusammenhang mit Scheinselbstständigkeit bei „Aushilfen auf Rechnung“

Unser Fazit für Berliner Unternehmen

Für die meisten Büros, Praxen und Gewerbeflächen in Berlin ist eine externe Reinigungsfirma sowohl kosteneffizienter als auch planungssicherer als eine eigene Reinigungskraft – insbesondere, wenn Ausfallabsicherung, Materialkosten und Verwaltungsaufwand mit eingerechnet werden. Capital Infradienst bietet transparente, individuell kalkulierte Angebote ab 188 €, angepasst an Fläche, Frequenz und Objektart.

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Häufig gestellte Fragen

Auf den ersten Blick oft ja, unter Berücksichtigung von Lohnnebenkosten, Vertretungsregelung, Arbeitsmitteln und Verwaltungsaufwand ist eine externe Reinigungsfirma für die meisten kleinen und mittleren Unternehmen jedoch meist wirtschaftlicher.

Die Kosten hängen von Fläche, Reinigungsart und -frequenz ab. Bei Capital Infradienst starten Angebote ab 188 € – individuell kalkuliert nach Ihren Anforderungen.

Neben Lohnnebenkosten tragen Sie als Arbeitgeber die volle Verantwortung für Vertretung bei Ausfall, Arbeitsschutz, Schulungen und arbeitsrechtliche Fragen wie Kündigungsschutz.

Ja. Der Reinigungsumfang lässt sich bei einer externen Firma in der Regel unkompliziert anpassen – etwa bei saisonalen Schwankungen oder zusätzlichem Bedarf wie Grundreinigungen.