Ob Büroreinigung, Unterhaltsreinigung oder Baureinigung: Für jede beauftragte Leistung stellt Ihr Reinigungsdienstleister eine Rechnung. Was viele Unternehmen in Berlin noch nicht auf dem Schirm haben: Seit 2025 gilt in Deutschland eine gesetzliche E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich – und 2026 ist das entscheidende Übergangsjahr, in dem sich zeigt, wer wirklich vorbereitet ist. Wir erklären, was die Regelung konkret bedeutet und worauf Sie bei der Zusammenarbeit mit Dienstleistern jetzt achten sollten.

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die schrittweise Einführung der elektronischen Rechnung für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) in Deutschland beschlossen. Ziel ist ein vollständig digitalisierter, automatisierbarer Rechnungsprozess, der Umsatzsteuerbetrug erschwert und Verwaltungsaufwand reduziert.

Wichtig zu wissen: Eine normale PDF-Datei ist rechtlich keine E-Rechnung. Als E-Rechnung gelten nach deutschem Recht nur strukturierte, maschinenlesbare Formate nach dem europäischen Standard EN 16931 – in der Praxis vor allem:

  • XRechnung – ein reines XML-Format
  • ZUGFeRD – ein hybrides Format aus PDF-Ansicht und eingebettetem XML-Datensatz

Der Zeitplan: Was gilt wann?

Zeitpunkt Regelung
seit 1. Januar 2025 Empfangspflicht für alle Unternehmen: Sie müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen entgegenzunehmen und revisionssicher zu archivieren
bis 31. Dezember 2026 Übergangsfrist: Papierrechnungen und – mit Zustimmung des Empfängers – PDF-Rechnungen bleiben für inländische B2B-Umsätze weiterhin zulässig
ab 1. Januar 2027 Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) über 800.000 Euro
bis 31. Dezember 2027 verlängerte Übergangsfrist für kleinere Unternehmen unterhalb der Umsatzgrenze
ab 1. Januar 2028 E-Rechnung ist grundsätzlich für alle inländischen B2B-Rechnungen verpflichtend

Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatpersonen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Leistungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG.

Was bedeutet das konkret für Reinigungsverträge?

Für Auftraggeber wie Auftragnehmer in der Gebäudereinigung ergeben sich daraus mehrere praktische Punkte:

  1. Empfangsfähigkeit ist längst Pflicht. Jedes Unternehmen – vom Einzelunternehmer bis zur GmbH – muss seit Anfang 2025 in der Lage sein, eine XRechnung oder ZUGFeRD-Datei technisch zu empfangen und ordnungsgemäß zu archivieren. Das betrifft auch kleinere Betriebe, Praxen und Kanzleien, die regelmäßige Reinigungsleistungen beauftragen.
  2. Die Übergangsfrist läuft aus. Wer sich bislang auf Papier- oder PDF-Rechnungen verlassen hat, sollte 2026 nutzen, um interne Prozesse – etwa in der Buchhaltungssoftware oder im Rechnungseingang – auf strukturierte Formate umzustellen, bevor die Ausstellungspflicht greift.
  3. Dienstleisterauswahl wird zum Digitalisierungsthema. Wenn Sie einen neuen Reinigungsdienstleister beauftragen oder einen bestehenden Vertrag verlängern, lohnt sich die Frage: Kann der Anbieter schon heute korrekt formatierte E-Rechnungen ausstellen bzw. empfangen? Das ist nicht nur eine Compliance-Frage, sondern auch ein Indikator für digital gut organisierte Betriebsabläufe insgesamt.
  4. Dokumentation und Rechnung gehören zusammen. Gerade bei Leistungen, die nach Fläche, Intervall oder Zusatzleistungen abgerechnet werden – etwa Grundreinigung oder Sonderreinigung nach Bauarbeiten – erleichtert eine durchgängig digitale Dokumentation von Leistungsnachweis bis Rechnung die spätere Prüfung und den Vorsteuerabzug erheblich.

Was droht bei Nichteinhaltung?

Während der laufenden Übergangsfristen sind noch keine Bußgelder vorgesehen. Nach deren Ablauf kann eine fehlerhaft ausgestellte oder fehlende E-Rechnung jedoch dazu führen, dass beim Empfänger der Vorsteuerabzug gefährdet ist, und es drohen Ordnungswidrigkeiten nach der Abgabenordnung. Für Unternehmen, die regelmäßig Reinigungsleistungen einkaufen, lohnt es sich also, das Thema nicht erst 2027 anzugehen.

Unser Ansatz bei Capital Infradienst

Digitale, nachvollziehbare Prozesse sind für uns kein neues Thema – unsere Reinigungsleistungen werden bereits heute mit digitalen Protokollen dokumentiert, transparent kalkuliert und für unsere Geschäftskunden nachvollziehbar abgerechnet. Die Umstellung auf strukturierte E-Rechnungsformate ist damit ein konsequenter nächster Schritt in einem ohnehin digital organisierten Betriebsablauf – für unsere über 5.000 Geschäftskunden in Berlin ein zusätzlicher Baustein an Verlässlichkeit.

Häufig gestellte Fragen

Nein. Eine einfache PDF-Datei gilt rechtlich nicht als E-Rechnung. Nur strukturierte, maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD erfüllen die gesetzlichen Anforderungen nach EN 16931.

Ja. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Größe.

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027. Für kleinere Betriebe verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027; ab 2028 gilt die Pflicht dann grundsätzlich für alle.

Während der Übergangsfristen drohen keine Bußgelder. Danach kann der Vorsteuerabzug beim Rechnungsempfänger gefährdet sein, und es können Ordnungswidrigkeiten nach der Abgabenordnung entstehen.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto sowie Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind von der Pflicht ausgenommen. Für reguläre gewerbliche Reinigungsverträge gilt die Regelung jedoch grundsätzlich.

Sie möchten einen Reinigungspartner, der digitale Dokumentation und transparente Abrechnung schon heute lebt?
Sprechen Sie mit Capital Infradienst GmbH: 030 588 40 880 oder über unser Kontaktformular. Mehr zu aktuellen regulatorischen Themen für Auftraggeber finden Sie auch in unserem Beitrag zum Bundestariftreuegesetz 2026.

 

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für eine verbindliche Einschätzung wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.